Dự án ERP Nhân Hòa · Giai đoạn khảo sát
Phiếu này hỏi hai điều: hôm nay công việc của phòng đang chạy bằng cái gì, và cái gì thực sự cần có trong hệ thống mới. Câu trả lời quyết định thứ tự phân hệ nào được làm trước.
Thời gian ước tính: khoảng 15 phút
Mục lục · bấm để nhảy tới từng phần
Cần thông tin này để gom kết quả theo phòng ban và hỏi lại khi câu trả lời cần làm rõ. Câu trả lời không dùng để đánh giá cá nhân.
Phần này hỏi về thực tế hôm nay, không phải mong muốn. Trả lời đúng hiện trạng quan trọng hơn trả lời cho đẹp: chỗ nào đang phải làm thủ công chính là chỗ hệ thống mới có giá trị nhất.
Hằng ngày phòng anh/chị đang dùng những công cụ nào để làm việc?
Chọn tất cả những gì thực sự đang dùng.
Trên xerp.nhanhoa.com, phòng anh/chị thực sự dùng những phần nào?
Đây là danh sách những gì hệ thống cũ đang có. Đánh dấu trung thực — phần không ai dùng thì hệ thống mới không cần làm lại.
Nhân sự & phòng ban
Công việc (Task)
Nhóm làm việc (Workgroup)
Khách hàng tiềm năng (CRM / Lead)
Đơn xin nghỉ (Lists)
Chat và gọi nội bộ
Lịch
Ổ đĩa tài liệu
Ba điều bất tiện nhất khi dùng xerp hiện nay là gì?
Càng cụ thể càng dùng được. “Chậm” thì khó xử lý, còn “mở danh sách việc của phòng phải chờ gần một phút” thì sửa được.
Việc gì phòng anh/chị đang phải làm ngoài hệ thống, mà lẽ ra nên nằm trong ERP?
Ví dụ: theo dõi tiến độ bằng file Excel gửi qua Zalo, duyệt nghỉ bằng tin nhắn, tổng hợp báo cáo tháng bằng tay.
Dữ liệu nào phòng đang giữ ở file riêng mà lẽ ra cả công ty nên nhìn thấy?
Nêu tên file hoặc loại dữ liệu, kèm người đang giữ. Đây là đầu vào cho việc chuyển dữ liệu sang hệ thống mới.
Mỗi tháng phòng anh/chị mất khoảng bao nhiêu thời gian chỉ để tổng hợp báo cáo bằng tay?
Mười hai phân hệ dưới đây là toàn bộ phạm vi đang thiết kế cho ERP Nhân Hòa. Với mỗi phân hệ, cho biết phòng anh/chị cần tới mức nào — và nếu cần thì ghi rõ cần gì. Chính phần ghi chú đó quyết định chức năng được làm ra sao, nên đừng bỏ trống ở những phân hệ quan trọng với phòng.
Mức cần thiết của từng phân hệ đối với công việc của phòng anh/chị
Không phải phân hệ nào cũng liên quan tới mọi phòng. Chọn “Không liên quan tới phòng tôi” là một câu trả lời hợp lệ và hữu ích.
M01 · Nhân sự & hồ sơ
Hồ sơ từng người, sơ đồ tổ chức, thông tin liên hệ, ai đang làm ở đâu.
M02 · Kỹ năng & ma trận năng lực
Ghi lại ai làm được việc gì và ở mức nào, để biết phòng đang thiếu năng lực gì.
M03 · Phòng ban & cây đơn vị
Cơ cấu tổ chức nhiều cấp; quyết định trưởng đơn vị được xem số liệu của những ai.
M04 · Nhóm làm việc & dự án
Gom việc theo dự án hoặc theo mảng dịch vụ, để trả lời được “dự án này đang thế nào”.
M05 · Lịch trực & đơn xin nghỉ
Đăng ký nghỉ, duyệt nghỉ, xếp ca trực, xem ai vắng mặt hôm nay.
M06 · Quản lý công việc
Giao việc, theo dõi tiến độ, hạn chót, trao đổi và tệp đính kèm theo từng việc.
M07 · Phân công công việc tự động
Hệ thống tự đề xuất người phù hợp dựa trên kỹ năng và khối lượng đang làm; trưởng phòng duyệt lại.
M08 · Quản lý lead
Khách hàng tiềm năng: nguồn đến, người phụ trách, tình trạng theo đuổi.
M09 · Chia lead tự động
Tự chia khách hàng tiềm năng cho nhân viên kinh doanh theo quy tắc khai báo được.
M10 · Báo cáo kỳ & đánh giá KPI
Báo cáo ngày, tuần, tháng và chấm điểm theo bộ tiêu chí riêng của từng đơn vị.
M11 · Trợ lý AI
Hỏi bằng tiếng Việt và nhận câu trả lời dựa trên dữ liệu thật trong hệ thống.
M12 · Quản trị hệ thống & cấu hình
Tài khoản, phân quyền, các danh mục dùng chung, nhật ký thao tác.
Không thể làm cả mười hai phân hệ cùng lúc. Phần này quyết định cái gì được làm trước.
Ba phân hệ phòng anh/chị cần nhất, xếp theo thứ tự
Ô thứ nhất là thứ cần nhất.
Nếu ba tháng đầu chỉ làm được đúng một việc cho phòng anh/chị, thì nên làm việc gì?
Trả lời bằng một câu mô tả tình huống thật, không cần dùng tên phân hệ.
Báo cáo nào anh/chị cần xem hằng tuần hoặc hằng tháng?
Ghi rõ báo cáo cho ai xem, gồm những số nào, và hiện đang lấy số đó ở đâu.
Phòng anh/chị hiện đang được chấm KPI theo tiêu chí nào, và chấm bằng công cụ gì?
Nếu phòng chưa có KPI thì ghi “chưa có” — điều đó cũng là thông tin cần biết.
Việc của phòng thường đến từ đâu?
Phần này phục vụ hai phân hệ khó nhất là M07 và M09. Nếu phòng anh/chị không chia việc hoặc không làm kinh doanh, cứ chọn phương án tương ứng rồi bỏ qua phần còn lại.
Hiện nay ai làm việc gì là do đâu quyết định?
Khi chọn người làm một việc, điều gì quan trọng?
Đây chính là các yếu tố sẽ đưa vào công thức chấm điểm của phân hệ M07.
Nếu hệ thống tự đề xuất người phù hợp rồi trưởng phòng bấm duyệt, anh/chị thấy thế nào?
Thiết kế hiện nay là máy đề xuất kèm lý do, người quyết định — máy không tự gán.
Chỉ dành cho khối kinh doanh: khách hàng tiềm năng hiện được chia cho ai, theo quy tắc nào?
Nêu cả trường hợp ngoại lệ: khách cũ quay lại, khách của người đã nghỉ việc, khách đến ngoài giờ.
Những câu này quyết định hệ thống được dựng thành cái gì: chỉ chạy trên trình duyệt máy tính, hay cần cả bản dùng trên điện thoại.
Phòng anh/chị làm việc trên thiết bị nào?
Có cần dùng hệ thống khi ở ngoài văn phòng không?
Mức thành thạo máy tính chung của phòng anh/chị?
Câu này ảnh hưởng tới việc giao diện được làm đơn giản tới đâu và cần bao nhiêu hướng dẫn.
Ai là đầu mối của phòng để góp ý và nghiệm thu trong quá trình làm ERP?
Phòng anh/chị sẵn sàng tham gia ở mức nào?
Chỗ để nói những điều các câu trên chưa hỏi tới.
Điều gì khiến anh/chị lo nhất khi công ty chuyển sang hệ thống mới?
Lo ngại nêu sớm thì xử lý được; nêu muộn thì thành lý do dự án thất bại.
Còn điều gì anh/chị muốn nói mà phiếu này chưa hỏi?
Cảm ơn anh/chị đã dành thời gian hoàn thành phiếu.Gửi rồi vẫn sửa lại được bằng đường dẫn riêng của bài.
Khảo sát nhu cầu ERP